Stadgar, för Forum för Dataskydd, fastställda enligt beslut vid föreningsstämma 13 maj 2020 och vid extrainsatt föreningsstämma den 8 september 2020, vilka ersätter tidigare stadgar antagna den 24 maj 2018.
§ 1 Organisation
Forum för dataskydd (”Forumet”) är en ideell förening som verkar för dataskydd. Forumet är religiöst neutralt och partipolitiskt obundet. Forumets verksamhet bedrivs med säte i Stockholm.
Högsta beslutande organ är årsmötet. Mellan årsmötena är styrelsen beslutande och verkställande organ.
§ 2 Grundsats
Inom Forumet samlas medlemmar som vill verka för säker hantering av personuppgifter.
Den bärande idén för verksamheten är att rätten till integritet ska respekteras under lagarna. Demokratiska samhällen bygger på att medborgarna har rätt till integritet så att andra grundläggande rättigheter i en demokrati kan upprätthållas, bl.a. yttrandefrihet, religionsfrihet och föreningsfrihet. Rätten till integritet är en mänsklig rättighet som bl.a. har fastslagits i:
• FN:s deklaration om de mänskliga rättigheterna
• Europakonventionen
• EU:s rättighetsstadga
§ 3 Ändamål
Forumet bidrar till ett tryggt informationssamhälle som värnar om integritetsskydd idag och imorgon. Forumet arbetar för att förstärka, förenkla och öka medvetenheten kring integritetsskydd i Europa genom att vara ett tongivande forum för samverkan och informationsspridning.
§ 4 Beslutande organ
Forumets beslutande organ är årsmötet och styrelsen.
§ 5 Medlemskap
Den som verkar enligt Forumets ändamål kan bli medlem.
Juridisk person som förklarat sig villig att stödja Forumets verksamhet kan bli organisationsmedlem efter styrelsens prövning.
§ 6 Medlemsavgift
Varje medlem och organisationsmedlem ska betala den medlemsavgift som årsmötet har bestämt. Styrelsen kan besluta om att medlem ska vara befriad från att betala medlemsavgift.
§ 7 Medlemskapets upphörande
En medlem eller organisationsmedlem kan upphöra vara medlem eller organisationsmedlem genom att anmäla utträde.
En medlem eller organisationsmedlem som trots betalningspåminnelse inte har betalat sin medlemsavgift stryks ur medlemsregistret.
En medlem eller organisationsmedlem som motverkar Forumets syften som de framgår av Forumets grundsats eller på annat sätt allvarligt skadar Forumet kan uteslutas. Beslut om detta fattas av styrelsen.
Den medlem eller organisationsmedlem som har uteslutits ska informeras om beslutet. Om medlemmen även är kopplad till en viss region ska också den uteslutna medlemmens region informeras.
§ 8 Ordinarie årsmöte
Årsmöte hålls varje år på tid och plats som styrelsen beslutat. Årsmötet ska genomföras varje år innan maj månads utgång.
Styrelsen ska kalla till årsmöte senast fyra veckor innan årsmötet öppnas. Kallelse ska delges samtliga medlemmar per e post. Information om årsmötet ska även finnas på föreningens hemsida.
Varje medlem kan skicka motioner till årsmötet. Motioner ska vara inskickade till styrelsen senast två veckor innan årsmötet. Styrelsen ska yttra sig över varje motion.
Alla handlingar till årsmötet ska hållas tillgängliga senast 10 dagar innan årsmötets öppnande. Samtliga medlemmar ska meddelas per e-post hur dessa tillgängliggörs.
§ 9 Extra årsmöte
Om styrelsen eller revisorerna beslutar ska extra årsmöte hållas. Extra årsmöte ska också hållas om minst en tiondel av medlemmarna begär det.
Ett extra årsmöte får bara behandla den fråga eller de frågor som är anledningen till att årsmötet hålls. Styrelsen ska kalla till extra årsmöte senast fyra veckor innan årsmötet öppnas.
De medlemmar som uppfyllde kraven för att registrera rösträtt vid senaste ordinarie årsmöte kan registrera sig för att få rösträtt vid extra årsmöte. Ett extra årsmöte är beslutsmässigt när det har blivit kallat till detta enligt stadgarna.
§ 10 Rösträtt på årsmöte
Medlem som blev medlem senast 31 december året före det år årsmötet hålls kan registrera sig som röstande. Registrering ska göras digitalt på det sätt som styrelsen beslutar. Möjlighet att registrera sig som röstande ska finnas från och med att kallelse till årsmötet har gått ut.
Organisationsmedlem har inte rösträtt.
§ 11 Mötesrättigheter och beslutsformer
Varje medlem i Forumet har närvaro- och yttranderätt på årsmötet. Mötesordföranden kan ge närvaro- och yttranderätt till andra.
Varje medlem som registrerat sig som röstande har förslags- och rösträtt. Varje medlem har en röst.
Val sker genom acklamation eller, om någon som anmält sig som röstande begär det, genom sluten omröstning. Vid lika röstetal avgör lotten. En röst på fler eller färre personer än det antal som ska väljas, eller på någon som inte är nominerad till valet, är ogiltig.
Årsmötet avgör andra frågor om mötesregler när de kommer upp.
§ 12 Årsmötesärenden
På ett ordinarie årsmöte ska följande ärenden tas upp:
A. fastställande av föredragningslista
B. fastställande av antalet anmälda och närvarande medlemmar med rösträtt
C. ställningstagande till om årsmötet har kallats enligt stadgarna
D. val av ordförande och sekreterare för årsmötet, minst två rösträknare tillika protokolljusterare E. föredragning av styrelsens verksamhetsberättelse
F. föredragning av styrelsens ekonomiska berättelse
G. föredragning av revisionsberättelse
H. fastställande av resultaträkning och balansräkning
I. beslut i frågan om ansvarsfrihet för ledamöterna i styrelsen
J. beslut om motioner och förslag
K. beslut om ersättningar
L. beslut om verksamhetsplan för verksamhetsåret
M. beslut om medlemsavgifter
N. beslut om budget för det kommande verksamhetsåret (tillika räkenskapsåret)
O. beslut om antal ledamöter, minst fem och högst elva i styrelsen
P. val av ordförande, kassör och övriga ledamöter i styrelsen
Q. val av två revisorer och två ersättare
R. val av valberedning med minst två och högst sju ledamöter
S. eventuella ytterligare val
T. beslut om eventuella andra frågor som finns med i kallelsen
§ 13 Styrelsen
Årsmötet ska välja en styrelse med minst fem och högst elva ledamöter. Styrelsen väljs för tiden intill slutet av nästa eller nästnästa ordinarie årsmöte. Om årsmötet ajournerar sig kan det dock besluta att den nya styrelsen ska tillträda vid en tidpunkt som infaller innan årsmötet har avslutats. Ordförande och kassör väljs särskilt.
Styrelsen är beslutsmässig när mer än halva antalet ledamöter är närvarande.
§ 14 Styrelsens uppgifter
Styrelsen är Forumets verkställande organ. Mellan årsmötena är styrelsen beslutande organ. Styrelsen leder Forumets arbete efter stadgar, grundsats och årsmötesbeslut.
Till årsmötet ska styrelsen lägga fram verksamhetsberättelse, ekonomisk berättelse och förslag till verksamhetsplan och budget.
§ 15 Firmateckning
Styrelsen bestämmer hur Forumets firma ska tecknas. Firman ska dock tecknas av minst två personer gemensamt, däribland minst en förtroendevald.
§ 16 Region
Regioner är verksamma i del av landet. De ska verka uteslutande för att:
I. medverka till att skapa och sprida medvetenhet och ”best practices” inom ramen för grundsatsen, II. öka närheten till dataskyddsombud och andra intressenter,
III. erbjuda nätverk och nätverksträffar för dataskyddsombud och andra som kommer i kontakt med dataskyddsfrågor i arbetet, och
IV. vara en kunskapsspridare till allmänheten.
§ 17 Regionens styrgrupp
Regionens styrgrupp ska i samråd med styrelsen och Forumets anställda bedriva verksamhet samt följa grundsats, stadgar, årsmötesbeslut och § 16.
§ 18 Bildande och upphörande av region
Styrelsen beslutar om bildande och upphörande av region samt om styrgrupp för region. Beslut om bildande av region är tillsvidare. Uppdrag som ledamot i styrgrupp är tidsbegränsat till maximalt två år varefter nytt uppdrag kan ges.
Ordförande och vice ordförande i styrgrupp ska beslutas om av styrelsens särskilt. Innan beslut om ledamöter i styrgrupp ska berörd region rådfrågas.
§ 19 Ekonomisk förvaltning
Räkenskapsåret är ett kalenderår.
Räkenskaperna ska avslutas och lämnas till revisorerna senast den 15 mars året efter räkenskapsåret tillsammans med styrelsens ekonomiska berättelse. Den ekonomiska berättelsen ska innehålla en resultaträkning och en balansräkning. Styrelsen ska även lämna en verksamhetsberättelse till revisorerna.
§ 20 Revision
Årsmötet väljer två ordinarie revisorer, varav en auktoriserad eller godkänd externrevisor och en bland medlemmarna utsedd internrevisor/lekmannarevisor. Årsmötet ska utse två ersättare för dessa revisorer, en för extern- och en för internrevisorn. Årsmötet kan också välja en revisionsfirma som externrevisor. Revisionsfirman utser då en person som är huvudansvarig revisor som ska vara auktoriserad eller godkänd revisor. Dessa väljs för tiden intill slutet av nästa ordinarie årsmöte. Om årsmötet ajournerar sig kan det dock besluta att de nya revisorerna ska tillträda vid en tidpunkt som infaller innan årsmötet har avslutats.
Externrevisorn, huvudansvarig revisor om revisionsfirma är revisor, är föredragande revisor.
Revisorerna ska följa styrelsens verksamhet och ekonomiska förvaltning. De ska till årsmötet lämna revisionsberättelsen med förslag om fastställande av resultaträkning och balansräkning samt förslag i frågan om ansvarsfrihet för styrelsen.
§ 21 Valberedning
Årsmötet väljer en valberedning, med minst två högst sju ledamöter, som ska förbereda de val som ska göras på nästa ordinarie årsmöte samt eventuella fyllnadsval i samband med extra årsmöte. Till valberedningen kan inte väljas av forumet anställda personer eller styrelseledamöter. De valda valberedningsledamöterna utser inom sig en ledamot till ordförande tillika sammankallande.
Valberedningens uppgift är att till nästa ordinarie årsmöte, samt till extra årsmöte där fyllnadsval utlysts, förbereda och föreslå val av ledamöter i forumets styrelse, ordförande samt kassör i styrelsen och internrevisor/lekmannarevisor samt ersättare för denne. Valberedningen skall dessutom i samråd med styrelsen föreslå val av presidium till årsmötet.
§ 22 Jäv
Vid beslut i en fråga på ett årsmöte, i styrelsen, i styrgrupp eller inom ramen för ett uppdrag som revisor, får den som har ett personligt intresse av ekonomiskt eller liknande slag i frågan inte delta. Detsamma gäller den som är närstående till någon som har ett sådant intresse. Detta hindrar inte att någon röstar vid personval.
§ 23 Stadgeändring
Dessa stadgar kan ändras genom samstämmiga beslut på två på varandra följande ordinarie eller extra årsmöten, varav minst ett ordinarie årsmöte, och beslutet ska biträdas av minst två tredjedelar av närvarande medlemmar vid det senare årsmötet. En stadgeändring gäller från det att årsmötet avslutats eller från den senare tidpunkt som årsmötet beslutar.
§ 24 Upplösning
Forum för dataskydd kan upplösas genom beslut med två tredjedels majoritet på två årsmöten i rad, varav minst ett ordinarie.
Vid upplösning av Forumet ska årsmötet i samband med upplösning besluta om fördelning av tillgångarna på sätt som överensstämmer med Forumets ändamål.
Ladda ned Forum för Dataskydds stadgar som pdf här.
