Den 18 november 2021 publicerade en projektgrupp inom E-samverkansprogrammet (e-Sam) med representanter från åtta statliga myndigheter en rapport över alternativ till amerikanska molnplattformar. Projektgruppen drog slutsatsen att det finns lämpliga och lagliga alternativ till Microsoft Teams och presenterade en lista med ett 30-tal lösningar för att bevisa det.

När Microsoft meddelade att man skulle upphöra med Skype for Business undersökte Skatteverket och Kronofogdemyndigheten om de skulle gå över till dess efterföljare, Microsoft Teams. De två myndigheterna drog slutsatsen att användningen av Microsoft Teams skulle innebära att stora datamängder skulle bli tillgängliga för Microsoft på ett sätt som inte skulle vara förenligt med offentlighets- och sekretesslagen och dataskyddslagstiftningen. Skatteverket och Kronofogdemyndigheten beslutade att inte övergå till Microsoft Teams och att tillsammans med andra intresserade myndigheter hitta alternativ.

Myndigheter behöver rättslig stabilitet för att klara av digitaliseringen

Syftet med rapporten har varit att underlätta digitaliseringen av den offentliga sektorn. I rapporten betonas att det inte finns något egenvärde i att utesluta enskilda leverantörer. Däremot skapar dolda utländska lagar med extraterritoriell räckvidd (som till exempel gör att amerikanska myndigheter i hemlighet kan bereda sig tillgång till kunddata lagrad utanför USA) ett hinder mellan amerikanska molnleverantörer och svenska myndigheter.

I rapporten konstateras att svenska myndigheter inte ska behöva verka i en juridisk gråzon för att hitta lösningar som uppfyller deras digitaliseringsbehov. Projektgruppen föreslår att svenska myndigheter bör föregå med gott exempel. Projektet syftar till att sätta stopp för den praxis där svenska myndigheter investerar mycket tid och resurser för att utreda och konstruera speciallösningar med riktlinjer om vad som får lagras hos vilken molnleverantör och vilka funktioner som måste stängas av.

Projektgruppen vill att den offentliga sektorn tar på sig ledartröjan och talar om vad dess organisationer behöver. Det är inte den offentliga sektorn som ska anpassa sig till kraven från leverantörerna i IT-branschen, utan tvärtom. Projektgruppen hoppas att rapporten ska leda till att leverantörerna utvecklar verktyg som uppfyller de svenska myndigheternas behov av säkerhet, laglighet och sekretess. Författarnas mål är att den offentliga sektorn ska kunna använda verktyg som inte riskerar att ogiltigförklaras av en domstol efter år av förhandlingar, som i fallet med Privacy Shield.

Två realistiska alternativ till Teams

Enligt projektet finns det två allt-i-ett-lösningar som kan ersätta Microsoft Teams. Dessa erbjuder funktionalitet som är jämförbar med Office365 och Google Workspace. Den första, Nextcloud, utmärker sig genom att den är anpassningsbar och baserad på öppen källkod. Det är en lösning som kan installeras på myndighetens egen server eller hos valfri molnleverantör. Ett stort antal funktioner kan tillhandahållas via hundratals valbara moduler. Med dessa erbjuds funktioner som fil- och dokumenthantering, webbdokumentredigerare med stöd för samtidig redigering, fasta chattrum med stöd för grupp- och personlig chatt, videomötestjänst, e-post, kalenderhantering, ”att-göra-listor”, kanban, kalendrar, enkätverktyg, wiki och whiteboard. Den andra kompletta lösningen som nämns i rapporten är Compliant Office, som tillhandahålls av en viss svensk leverantör, City Network. Den underliggande tekniken är Icewarp, en proprietär lösning (stängd källkod).

Enligt rapporten erbjuder IceWarp en sammanhållen samarbetslösning med ett färdigt paket av funktioner som e-postklient, e-postserver, kalender, chatt, videokonferenser, uppgiftshantering, dokumenthantering och Office med stöd för samtidig online-redigering. I rapporten betonas att myndigheten också kan köra IceWarp på sina egna servrar eller hos valfri molnleverantör.

Rapporten tar också upp flera andra alternativ som tillhandahålls av svenska och europeiska leverantörer. Vissa av dessa lösningar har mer avgränsade användningsområden som Mattermost (gruppchatt), Jitsi (videokonferens) och Focal point (Kanban).

Läs mer:

E-sams pressrelease 18 okt 2021 med länk till rapporten och bilagor.

För en bakgrund: Skatteverket och Kronofogdens beslut i maj 2021 om att inte migrera till Microsoft Teams.